OneDrive for Business / SharePoint Online
Manuale d’uso
OneDrive for Business e SharePoint online hanno le stesse funzionalità.
Caricare un documento
OneDrive for Business/SharePoint online permette il caricamento di file in due modalità:
- Cliccando sul pulsante carica presente nell’interfaccia principale
- Trascinando i file all’interno dell’applicazione (drag and drop)
Creare o modificare un documento
All’interno della piattaforma OneDrive for Business/SharePoint online, è possibile creare nuovi documenti della famiglia Office o editarne di esistenti, senza necessariamente aver installato Microsoft Office sul dispositivo in uso.
Dall’interfaccia principale, cliccando sul pulsante Nuovo, si può scegliere di creare un nuovo documento di Word, Excel, una presentazione PowerPoint, una nota di OneNote o un sondaggio Excel.
- scegliere il tipo di documento
- dare un nome al nuovo file
L’applicazione Office necessaria alla redazione del documento verrà avviata direttamente all’interno del browser di navigazione.
Per tornare a OneDrive for Business/SharePoint online utilizzare il link con il proprio nome utente in alto a sinistra.
[Vedi anche le limitazioni applicative della piattaforma alla sezione FAQ]
Condividere un documento
La piattaforma OneDrive for Business/SharePoint online , consente la condivisione di documenti sia con utenti del Politecnico di Milano che con utenti esterni.
La condivisione può essere di due tipi:
- Sola lettura: gli utenti con i quali si è condiviso il documento non potranno modificarlo ma unicamente accedervi
- Modifica: gli utenti destinatari della condivisione potranno modificare il documento, collaborando sullo stesso e apportandone cambiamenti
Per avviare la condivisione di un documento:
- cliccare sui puntini di sospensione presenti a fianco del nome file
- scegliere la voce Condividi.
Il sistema proporrà una finestra dove:
- inserire l’elenco di indirizzi di posta elettronica degli utenti con i quali condividere il documento
- indicare il tipo di condivisione (Sola lettura, Modifica)
- editare un messaggio personalizzato che verrà inviato agli utenti invitati alla condivisione
- Premere il tasto Condividi, il sistema invierà una mail ai destinatari indicati.
Ulteriori dettagli relativi alla funzionalità di condivisione dei documenti sono disponibili sul sito Office 365.
Ottenere un collegamento web al documento condiviso
Per ottenere un collegamento web al documento condiviso, da comunicare manualmente ai destinatari della condivisione o da inserire a corredo di documentazione.
- cliccare sui puntini di sospensione presenti a fianco del nome file
- scegliere la voce Condividi.
Selezionare la voce Ottieni collegamento e scegliere la modalità (Sola lettura o Modifica)
Ulteriori dettagli relativi alla funzionalità di condivisione dei documenti sono disponibili sul sito Office 365.
Richieste di accesso ad un documento condiviso da parte di un utente non autorizzato
Se un utente terzo non autorizzato prova ad accedere al link di condivisione di un
documento, verrà reindirizzato ad una pagina con un messaggio di Accesso negato.
Da questa pagina l’utente terzo potrà inoltrare una richiesta al proprietario del documento che, previa configurazione di un indirizzo per la notifica (vedi istruzioni), riceverà un messaggio email con la richiesta di accesso al documento.
Nel caso l’utente proprietario non abbia configurato l’indirizzo l’utente terzo riceverà una mail di risposta con indicazione della mancata consegna del messaggio.
Ulteriori dettagli relativi alla funzionalità di condivisione dei documenti sono disponibili sul sito Office 365.
Interrompere la condivisione di un documento
E’ possibile interrompere la condivisione di un documento creata in precedenza in due modi alternativi:
- Rientrando nella schermata di condivisione del documento (cliccando sui puntini di sospensione a fianco al nome del file da condividere), spostarsi sulla voce Condiviso con, selezionare il menù a tendina a fianco della persona con la quale è in corso la condivisione e selezionare Interrompi condivisione
- Se il documento non è stato condiviso esplicitamente con alcuni utenti ma si è scelta la modalità di attivazione di un link, scegliendo l’opzione Ottieni collegamento, è possibile disattivare i relativi link di Solo visualizzazione oppure Modifica
Ulteriori dettagli relativi alla funzionalità di condivisione dei documenti sono disponibili sul sito Office 365.
Eliminare un file o una cartella
Per cancellare un file o una cartella in OneDrive occorre:
- cliccare sui punti di sospensione posti a fianco del nome dell’elemento
- scegliere la voce elimina
Ripristinare un documento cancellato
La spazio disponibile in OneDrive for Business/SharePoint online dispone di un Cestino che conserva i documenti cancellati per un periodo di 90 giorni, superati i quali i documenti non sono più recuperabili.
Selezionare la voce Cestino dal menu a sinistra Documenti personali per visualizzare tutti i file contenuti.
Ogni elemento del cestino può essere selezionato per l’eliminazione definitiva o per il ripristino, qualora si renda necessario recuperare il file.
Sfruttare il meccanismo di versioning
La piattaforma OneDrive for Business/SharePoint online offre la possibilità di gestire il versioning per i documenti archiviati nel proprio spazio personale.
Visualizzare lo spazio disponibile
Cliccare il link “torna alla versione classica di SharePoint” posizionato in basso a sinistra nella pagina
Cliccare sul bottone a forma di ingranaggio posizionato in alto a destra nella pagina principale, e selezionare la voce Impostazioni sito
Alla pagina Impostazione sito, alla sezione Amministrazione raccolta siti selezionare la voce Metriche di archiviazione
In alto a destra, sarà visualizzata l’informazione relativa all’attuale occupazione dello spazio OneDrive for Business.
Visualizzare il numero di file presenti
Cliccare il link “torna alla versione classica di SharePoint” posto in basso a sinistra nella pagina.
Cliccare sul bottone a forma di ingranaggio posizionato in alto a destra nella pagina principale
Selezionare la voce Contenuto sito
Il valore viene indicato a fianco dell’icona Documenti
Per le raccolte: il dato è indicato a fianco del nome
Creazione e impostazione delle raccolte
Lo spazio di archiviazione OneDrive for Business è denominato “Raccolta” (ovvero un contenitore di documenti). E’ possibile creare più raccolte, disponendo quindi di contenitori logici tra loro separati e sincronizzabili separatamente. Lo spazio occupato dai documenti depositati nelle varie raccolte, viene scalato dalla disponibilità generale di 1TB.
Per creare una nuova raccolta:
- Accedere via web allo spazio OneDrive for Business
- Cliccare il link in basso a sx “torna alla versione classica di SharePoint”
- Cliccare sul pulsante in alto a destra a forma di ingranaggio
- Scegliere la voce “Impostazioni sito”
- Scegliere la voce “Aggiungi un’app”
- Selezionare Raccolta documenti tra le App che è possibile aggiungere
- Definire un nome per la nuova raccolta
- Scegliere il pulsante Crea per completare il processo
- La nuova raccolta comparirà all’interno del contenuto del sito
Nota:
La nuova raccolta nasce con i permessi in lettura per tutti gli utenti dell’organizzazione. Per rendere privata la raccolta documenti, è quindi necessario procedere alla modifica di questi permessi
Cambio lingua, prima parte: impostazioni della lingua del sito
Queste istruzioni per il cambio lingua (prima e seconda parte) sono riferite all’accesso tramite web browser.
Per modificare la lingua di visualizzazione della sezione OneDrive occorre seguire i seguenti passi.
Modificare le impostazioni della lingua del sito:
1- Posizionarsi sulla voce OneDrive nel menu Office 365 in alto
2- cliccare l’icona ingranaggio e selezionare Impostazioni OneDrive dal menu a discesa
3- selezionare Altre Impostazioni
4- selezionare Impostazioni lingua
scegliere la lingua desiderata tra quelle proposte e premere OK
Cambio lingua, seconda parte: impostazioni personali
Modificare le impostazioni personali sulla preferenza lingue:
1- cliccare l’icona/foto dell’utente
2- selezionare la voce Il mio profilo di Office dal menu a discesa
3- cliccare sulla voce Aggiorna profilo
4- cliccare sulla voce Come si cambiano le impostazioni della lingua e quelle internazionali?
5- dalle opzioni della pagina Modifica dettagli cliccare sui simbolo 3 puntini ( … )
6- selezionare la voce Lingua e area geografica dal menu a discesa
7- selezionare la lingua desiderata (già impostata precedentemente) e cliccare su aggiungi
8- nel caso siano presenti più lingue modificarne la priorità utilizzando le freccette
9- cliccare su Salva tutto e chiudi
Nota: queste istruzioni sono utili per il cambio lingua delle sezioni di Office 365 relative a OneDrive. Se si desidera tradurre anche la parte di posta elettronica occorre seguire la procedura indicata nella sezione posta elettronica> FAQ